De basisgegevens

De custom fields 

De custom fields zijn op maat gemaakte velden vanuit de partij nationaal. De bedoeling van deze velden is het doorgeven van informatie omtrent het lidmaatschap, het lidnummer, de hoofdafdeling, de mandaten en meer. Deze velden zijn ook heel belangrijk wanneer je een nieuw lid wenst toe te voegen aan jouw afdelingen. Welke velden zijn nu belangrijk om in te vullen? 

• Startdatum lidmaatschap (DD-MM-JJJJ) - wanneer jij een nieuw lid gaat toevoegen vanuit jouw afdelingen dan is het belangrijk dat je ook aangeeft op welke datum dit lidmaatschap van start gegaan is. Bovendien zal het nationale ledenbeheer dit veld ook gebruiken als startpunt van het nationale lidmaatschap. 
• Betaald via lokaal? Geef hier het type lidmaatschap door - dit is een "drop-down" keuzemenu waar je kan kiezen tussen de verschillende lidmaatschappen van de partij. Wanneer iemand zich registreert via jouw lokale afdeling dan moet je bij het aanmaken van een nieuw lid ook hier kiezen welke type lidmaatschap de persoon gekozen heeft. 

Gebruikersprofiel (boven naar onder op foto)

• Naam
• Biografie aanpassen
• Overzicht belangrijkste gegevens
• Toevoegen Tag (gele blokjes)
• Klikken op Edit (Oranje pijl)

Naast de basisgegevens werden ook enkele ‘custom fields’ aangemaakt (Dit zijn specifieke velden voor leden en aangemaakt om te raadplegen door de lokale ledenbeheerders. Deze velden hoef je zelf niet in te vullen en zal gebeuren vanuit het nationale ledenbeheer). 

• Lidnummer – dit is het huidige lidnummer in het ledenbestand
• Start lidmaatschap afdeling & start lidmaatschap van Open Vld
• Tot welke afdeling een lid behoort
• Opsomming mandaten (het invoeren van mandaten wordt door de provinciale coördinatoren beheerd).

Context

Een laatste belangrijke stap voor een lokale ledenbeheerder is het verwijderen van een lid. Dit is noodzakelijk wanneer iemand zijn lidmaatschap niet betaalde of wanneer een persoon zijn recht uitoefent om vergeten te worden. 

Zoals eerder gezegd is Nationbuilder een platform om een gemeenschap te creëren en net daarom zal enkel het nationaal ledenbeheer een definitieve verwijdering kunnen doen. Echter moeten er op lokaal niveau enkele kleine acties ondernomen worden zodat de juiste informatie overgaat doorstroomt. 

Lokaal

Wanneer een lokaal lid zijn/haar lidmaatschap van de partij wenst op te zeggen dan is het aan de lokale ledenbeheerder om dit ook in Nationbuilder in te geven. Hiervoor zullen volgende acties moeten worden ondernomen;  

• Ga naar 'People", zoek de naam van het lid en klik op tabblad 'Edit'.
• Ga in het tabblad 'Edit' naar het submenu 'Custom fields' en vul hier het veld 'Einddatum lidmaatschap afdeling' in (formaat DD-MM-YYYY = de dag dat je het lid schrapt)
• Multiple choice - keuze maken tussen “stopzetten lidmaatschap en contact verwijderen” of “stopzetten lidmaatschap en behouden als contact”.
• Wanneer je fout maakte en de persoon wenst toch lid te blijven dan moet je de drop down keuze aanpassen naar "foutieve ingave". Dit zal er voor zorgen dat de automatische verwijdering niet zal gebeuren voor deze persoon. 
• Multiple choice - keuze maken voor de "reden stopzetting lidmaatschap" "niet betaling lidgeld" of "adres onbekend". Wanneer geen van de twee voorgaande redenen van toepassing is dan kan je kiezen voor "Melding aan afdeling (email, telefoon)". 

Behouden als contact

De mogelijkheid is bestaande dat een persoon zijn/haar lidmaatschap wenst op te zeggen maar nog steeds een contactpersoon wil blijven. In dit geval moet je steeds de checkbox “behouden als contact” aanvinken zodat het nationale ledenbeheer weet dat een persoon niet volledig verwijderd wilt worden. 

Een lid aanduiden als overleden

Je kan eenvoudig aanduiden dat een lid overleden is via een checkbox in Nationbuilder, je hoeft hiervoor slechts één vinkje aan te klikken.

• Ga naar 'People' en zoek de persoon waar je de wijziging moet doen 
• Scroll naar onder en klik op het tabblad 'Edit' 
• Scroll in 'Settings' verder naar onder tot je aankomt bij "Demographics" en dit kan je openklikken door op het "+" teken te klikken 
• Vink hier de checkbox "Deceased" aan
• Tot slot klik op Save person (blauwe knop onderaan het scherm

Wijzigingen opslaan

Eenmaal de aanpassingen werden gedaan moet je nog op “save custom values” klikken en dit is voldoende om de nationale leden beheerder te laten weten dat een profiel niet langer lid wenst te blijven van de partij. 

Tags

Tags kunnen gezien worden als een virtuele post-it die je kleeft aan het profiel van een lid met als doel een bepaalde eigenschap of interesse vast te hangen aan een persoon. Bijvoorbeeld, de wens om diverse nieuwsbrieven te ontvangen over verschillende thema’s. Tags kunnen worden opgeslagen voor later gebruik en deze kunnen worden toegevoegd om een filter of lijst aan te maken. 

Er tag is iets wat permanent aan een persoon kleeft en kan niet op een automatische manier worden aangepast, een wijziging aan een tag kan slechts voortkomen uit een manuele actie. Het is daarom bruikbaar als middel om mensen te categoriseren. 

Filters

Filteren is eigenlijk een dynamische manier van mensen groeperen op basis van welbepaalde criteria. Het dynamische aspect is hier belangrijk, dit houdt in dat wanneer een nieuw lid voldoet aan de vooraf bepaalde criteria dan zal deze persoon automatisch worden toegevoegd aan de filter. 

Filters kunnen worden ingesteld om een selectie van personen te maken. Je vindt de filter onder het teken aangeduid door de oranje pijl. Hierop klikken opent de mogelijkheid om bepaalde criteria te kiezen om te filteren.

Een gemaakte filter kan je ook steeds opslaan door te klikken op ‘save filter as...’. Je kan deze filter een naam geven om deze later opnieuw te gebruiken, zodat je de gewenste selectie niet telkens opnieuw dient te maken. Deze filter kan dan ook gebruikt worden in het uitsturen van een communicatie.

Lijsten

Tot slot kan je ook lijsten aanmaken voor éénmalig gebruik. De functionaliteit om lijsten aan te maken komt op verschillende plaatsen terug in Nationbuilder. Je hoeft hiervoor enkel te navigeren naar volgende functionaliteit ‘Actions’. Wanneer je ergens een selectie van personen hebt dan kan je deze steeds toevoegen aan een lijst en deze ook een naam geven.

Broadcasters (afzenders)

Een eerste keuze die je moet maken is welke afzender je wenst te gebruiken voor jouw lokale afdeling, voor iedere afdeling zal een afzender (broadcaster) aangemaakt worden. 

Op de afbeelding (rechts) zijn drie afzenders beschikbaar, dit zijn voorbeelden van op het nationaal niveau. Hier selecteer ik als voorbeeld de afzender 'Open Vld'. 

Open Vld (broadcaster) 

Na de selectie van de afzender kom je terecht op het dashboard van jouw afzender. Hier heb je drie tabbladen, namelijk; 

• Dashboard - hier heb je een overzicht van alle acties verbonden aan een bepaalde email (unsubscribe, donaties, en meer), 
• Email - dit is het belangrijkste tabblad aangezien je hier alle informatie kan terugvinden met betrekking tot de uitgestuurde emails. Ook kan je hier de belangrijkste statistieken terugvinden van een email. 
• Settings - enkele instellingen voor jouw afzender, maar deze zullen op voorhand ingesteld zijn. 

Nieuwe email opstellen

Een nieuwe massa-email opstellen kan door het klikken op de blauwe knop "New Email Blast". Dit zal ervoor zorgen dat er een nieuw scherm opent waarin je de basisgegevens zoals de naam van de email  kan opgeven. 

Op het nieuwe scherm zal je zicht krijgen op een kort proces dat je kan doorlopen om jouw nieuwsbrief op te stellen, te personaliseren, de correcte ontvangers aan te duiden en tot slot uit te sturen. De stappen zijn als volgt; 

1. Settings (algemene gegevens)
2. Theme (kiezen van een thema)
3. Content (inhoud van jouw nieuwsbrief)
4. Recipients (ontvangers selecteren)
5. Review and send (test email uitsturen en controle)

1. Algemene gegevens

• Name – interne naam van de nieuwsbrief
• Slug – korte naam in de weblink
• Description – interne beschrijving (mag langer) is niet noodzakelijk in te geven
• From – Afzender
• Subject – onderwerp zoals te zien door ontvanger
• Preview text – 2 of 3 lijnen onder onderwerp in email inbox
• Clone – exacte kopie van vorige nieuwsbrief, eenvoudig om opmaak over te nemen

2. Kiezen thema

• Gedeelde thema’s vanuit Open Vld Nationaal
• Zorgt voor uniformiteit in communicatie

3. Gepersonaliseerde inhoud

1. Tekstveld – hier kan je gewoon de inhoud typen met de opmaak zoals in Word
2. Save and Update – na aanpassing kan je deze direct zien links
3. Add – Je kan afbeeldingen en andere elementen toevoegen
4. Overzicht van hoe de nieuwsbrief er zal uitzien
5. Uitsturen van test email

4. Kiezen van de ontvangers

• Kiezen op basis van tags/filters/lijsten (aanmaak hiervan bij Onepager over selecteren van personen)
• Na keuze ‘update recipients’ > lijst wordt aangevuld

5. Samenvatting en overzicht

• Samenvattend scherm met overzicht van de nieuwsbrief
• Uitsturen door rechtsboven te klikken op ‘send email now to …. People’
• Inplannen op een bepaalde datum en tijdstip via ‘Schedule’

Wat kan Nationbuilder

Het opstellen van een nieuwsbrief in Nationbuilder is vergelijkbaar met een basisversie van Microsoft Word of om het even welke andere tekstverwerker. 

Je hebt hier de mogelijkheid om volgende acties uit te voeren; 

1. "+" Add - hier heb je de mogelijkheid om verschillende visuele elementen toe te voegen aan jouw nieuwsbrief
2. Je kan daarnaast kiezen welke stijl een bepaalde deel van de tekst moet hebben (titel, tussentitel, etc.)
3. Je kan ook hyperlinks toevoegen naar een website
4. Je kan jouw lettertype kiezen en bold, italic of onderstreept, je kan ook een opsomming maken
5. Je kan html code toevoegen (voor gevorderden)

1. "+" add - toevoegen van dynamische elements

• Image - Dit laat je toe om een eigen afbeelding toe te voegen aan jouw nieuwsbrief. Je kan de afbeelding zelf instellen qua grote. 
• Button - Dit laat je toe om een knop toe te voegen aan jouw nieuwsbrief. Wanneer je graag mensen wenst door te verwijzen naar een link, eg. een artikel of externe website dan kan je dit hierin doen. 
• Smart field - De letterlijke vertaling is een "slim veld", dit houdt in dat je een dynamisch veld in jouw nieuwsbrief kan invoegen zodanig dat bijvoorbeeld de naam van de ontvanger wordt weergeven in de nieuwsbrief (een demo in de video). 
• Table - dit is een eenvoudige tabel zoals gebruikt wordt in een tekstverwerker zoals Microsoft word. Deze tabel kan je gebruiken wanneer je verschillende gegevens naast elkaar wilt invoegen. 
• Horizontal line - dit is een praktisch middel wanneer je een duidelijke opdeling wilt maken tussen verschillende onderdelen in een nieuwsbrief. 

2. tekststijl

Als tweede onderdeel heb je de mogelijkheid om jouw tekst op te delen met duidelijke titels en tussentitels. Dit geeft direct een strakke layout aan een email. 

3. invoegen van een hyperlink

Je kan in jouw nieuwsbrief (email) ook steeds een verwijzing invoegen naar een andere website, een ander email adres en nog meer. 

Dit kan je door te klikken op het logo van 'insert/edit link", zoals in de foto. Dit zal een klein schermpje openen waarin je de URl van de website kan ingeven. Je kan dit ook een titel meegeven, dit is hoe jouw verwijzing weergeven zal worden in de email.

Je kan ervoor kiezen of deze verwijzing zal openen in hetzelfde scherm of zal openen in een nieuw tabblad in een webbrowser. En daarna klik je gewoon op "Ok".

4. Bold, cursief of onderstreept 

Je kan ook steeds enkele onderdelen in jouw tekst extra in de verf zetten door in het vetgedrukt, cursief of onderstreept te zetten. 

Je kan ook jouw tekst of bepaalde gedeelten of woorden uit jouw tekst in een andere kleur weergeven. 

Tot slot heb je de mogelijkheid een opsomming te maken of met bullet-points te werken. 

5. Tekst uitlijnen met html code (gevorderden)

Nationbuilder laat ons toe om een tekst links, rechts of in het midden uit te lijnen maar het laat ons niet toe om onze tekst link/rechts gelijk uit te lijnen. Dit kan opgelost worden door volgende html code toe te voegen in de html tekst

<div align="justify">

</div>

De eerste lijn kan je gewoon aan het begin van de code zetten en de laatste lijn kan je op het einde van de code zetten. 

Vanuit het tabblad "People" kom je terecht op jouw ledenbeheer. Rechtsboven aan het scherm heb je de zoekfunctionaliteit van waaruit je jouw leden kan opzoeken. Je kan zoeken op:

• Voornaam + achternaam
• Achternaam (alleen)
• e-mailadres

Voor het uitsturen van een lokale nieuwsbrief hebben we een kenmerk (tag) aangemaakt "Nieuwsbrief - lokaal". Via dit kenmerk kunnen we alle leden en/of contacten identificeren die zich heeft ingeschreven voor de lokale nieuwsbrief. Dit kenmerk kan ook gebruikt worden bij het uitsturen van de communicatie. Dit is een kenmerk dat op afdelingsniveau kan worden toegevoegd en verwijderd bij een persoon. Ook de unsubscribe functionaliteit is hieraan verbonden. 

Wij hebben op het afdelingsniveau, op basis van dit kenmerk, een vaste filter gemaakt "Nieuwsbrief - Lokaal". Op deze manier kan je voor jouw afdeling de correcte personen bereiken. 

Hoe kan je dit kenmerk nu gebruiken in een e-mail? 

• Bij het uitsturen van een communicatie kies je bij de stap "Recipients" > In filter > Nieuwsbrief - Lokaal
• Dit zal ervoor zorgen dat alle mensen die voldoen aan de voorwaarden onder deze filter opgenomen worden in jouw e-mail.