In de kelders van het Vlinderpaleis en het hof van beroep van Antwerpen bevinden zich vele kilometers aan gerechtelijke archieven. Het bewaren en het beheer ervan vergt veel plaats en tijd. Alleen al in 2023 werd er meer dan 200 ton aan archieven vernietigd in de provincie Antwerpen. In sommige archiefkelders zijn de voorbije jaren bovendien problemen ontstaan door schimmelvorming op dossiers. Dankzij publieke-private samenwerkingen, investeringen in het gerenoveerde gerechtsgebouw Britselei en het digitale strafdossier werd een toekomstvisie ontworpen voor de archieven van de Antwerpse justitie.
Gerechtelijke documenten moeten lang genoeg bewaard blijven om de goede werking van Justitie en de rechtszekerheid van alle partijen te waarborgen. Door alle hoven en rechtbanken in ons land worden tientallen kilometers aan archief bijgehouden, wat zeer veel plaats inneemt en een grote tijdsinvestering van griffiemedewerkers vergt. Elk jaar groeien de archieven van Justitie bovendien aan. De bewaartermijnen van de archieven zijn afhankelijk van het type rechtbank. Bij correctionele zaken bedraagt die termijn bijvoorbeeld 20 jaar.
Samenwerking met Youston
Youston is een Genkse firma en een toonaangevend specialist in langdurige archiefopslag en archiefbeheer. De firma werkt onder andere samen met het ZNA, KBC en de NMBS. Om een oplossing te vinden voor het tekort aan archiefruimte in het Vlinderpaleis zal het Antwerpse parket nu meer dan 2,5 kilometer archieven door Youston laten inpaken en laten overbrengen naar de beveiligde en geconditioneerde archieven in Genk. De operatie zal 2 à 3 weken duren. Youston beschikt over de nodige ISO-certificaten, werkt met bedrijfscontinuïteitsplannen en kent hoge confidentialiteitsvoorwaarden. Wanneer een dossier niet langer wettelijk bewaard dient te worden, zal de firma enkel na akkoord van justitie overgaan tot de vernietiging van de dossiers. Er wordt dan telkens een certificaat afgeleverd.
Ook oplossingen voor het hof van beroep Antwerpen
Door acuut plaatsgebrek in het gerechtsgebouw aan de Waalsekaai zijn de archieven van het hof van beroep verspreid geraakt over meerdere locaties in Antwerpen. In het kader van het renovatieproject van het gerechtsgebouw Britselei werd dan ook voldoende ruimte en moderne compactusarchieven voorzien in de behoefteplannen. In totaal is er plaats voor 9750 lopende meter archief. In januari volgt een eerste verhuisbeweging van 1225 lopende meter archieven vanuit het AMCA-gebouw van de FOD Financiën aan de Italiëlei naar de Britselei. Daarna zullen tijdens de effectieve verhuis van de diensten ook de archieven van de Waalsekaai verhuizen naar de Britselei.
Manier van archiveren steeds minder te verantwoorden
Deze initiatieven zijn een oplossing op korte termijn voor de pertinente archiefproblematiek. Echter is de huidige manier van werken, met volledig papieren dossiers, voorbijgestreefd en valt steeds minder te verantwoorden, zowel op vlak van personeelsinzet, een gezonde werkomgeving, een efficiënt gebouwenbeheer, het beheersen van de onderhoudskosten en papierverbruik.
Digitaal archiveren als oplossing op lange termijn
In het Wetboek van Strafvordering worden daarom bepaalde passages gewijzigd zodat een strafdossier in de loop van 2024 volledig digitaal kan worden opgesteld en bewaard, zonder dat daar nog papieren stukken aan te pas komen. Dit gaat onder meer om bepalingen rond elektronische handtekeningen en digitale verzegeling, authenticiteit en integriteit van digitale documenten, bewaring en archivering van digitale documenten, regels rond gedigitaliseerde (gescande) papieren stukken, creatie van de nodige databanken en meer.
Deze wettelijke aanpassingen, die momenteel worden besproken in de commissie Justitie van het federaal parlement, maken een digitaal archiefbeleid mogelijk en moeten ervoor zorgen dat er steeds meer dossiers digitaal worden opgeslagen en gearchiveerd. Zo zal er bij de hoven en rechtbanken, maar ook bij de parketten, minder nood zijn aan archiefruimte en manueel archiveerwerk. Naarmate de bewaartermijnen verstrijken, zullen er jaar na jaar bijkomende kilometers aan archief worden vernietigd en zal Justitie steeds minder papieren archief moeten bijhouden.
Paul Van Tigchelt, vice-eersteminister en minister van Justitie: “Het beheren van al deze archieven kost enorm veel tijd en ruimte. Bovendien bestaan er her en der al veel langer problemen met onder meer schimmelvorming. Op zo’n omslachtige manier archiveren is niet meer van deze tijd en steeds minder te verantwoorden, zowel op vlak van personeelsinzet, een gezonde werkomgeving, een efficiënt gebouwenbeheer, onderhoudskosten en papierverbruik. Een efficiënte samenwerking met privébedrijven is evident op voorwaarde dat de hoogste eisen qua vertrouwelijkheid, beveiliging en infrastructuur worden gegarandeerd. Daarnaast creëren we in 2024 de mogelijkheid om dossiers enkel nog digitaal op te stellen en te bewaren, Op termijn zullen geen papieren dossiers meer in de kelders van de rechtbanken en hoven liggen.”
Pieter Vansynghel, Corporate Relations Youston: “Het is duidelijk dat het digitaliseringsproces binnen de rechterlijke macht nu in een stroomversnelling is gekomen. Dit zal ongetwijfeld de efficiëntie binnen Justitie een enorme boost kunnen geven. Als grootste Belgische digitaliseringsbedrijf stellen we graag onze expertise en knowhow ter beschikking zodat we samen deze grote digitaliseringsomslag tot een succes kunnen maken.”
SHARE